Il sistema per la creazione e l’invio delle newsletter viene gestito nell’area di amministrazione e prevede due moduli che consentono di:

• Gestire l’archivio dei destinatari (mailing list),  sia mediante l’inserimento e la modifica dei record/indirizzi da parte dell’amministratore del sito, sia mediante l’iscrizione diretta da parte degli utenti attraverso un’interfaccia posta nell’area pubblica del sito.
• Gestire la creazione, l’invio e l’archiviazione delle newsletter.

Per il controllo degli invii, il sistema di amministrazione consente anche di abilitare degli indirizzi a cui viene attribuita la funzione di tester (verificatore), verso i quali è possibile eseguire un invio di prova delle newsletter già elaborate, prima ancora di procedere all’invio definitivo. In questo modo il tester prende visione della newsletter direttamente nel browser di posta e può apportare le modifiche che si rendessero necessarie, prima di procedere agli invii definitivi.La funzione di invio definitivo, si occupa anche di tracciare e memorizzare la lista dei destinatari e di creare una copia html della newsletter inviata. Questa, oltre a poter essere visualizzata da parte dell’amministratore principale del sistema, potrà anche essere visualizzata dai destinatari di posta tramite l’apposito link  testuale “Se non leggi correttamente questo messaggio fai clic qui”, posto sopra il banner della newsletter.

Tutela della Privacy
Il funzionamento del sistema è predisposto per ottemperare alla normativa sulla privacy e, tra l’altro, consente agli utenti di accedere al modulo di cancellazione posto nell’area pubblica del sito. La cancellazione avviene sia attraverso l’area pubblica, sia attraverso il link personalizzato di accesso “Se non desideri ricevere più le nostre newsletter fai clic su rimuovi”, che è presente anche a piè di pagina della newsletter.

Privilegi  di accesso e generalità sulla composizione
Il sistema di composizione delle newsletter avviene attraverso due distinte modalità:

• Composizione correlata agli archivi informativi e multimediali (comunicati, eventi, video).
  In questo caso la generazione delle newsletter è immediata: è sufficiente scegliere l’archivio di riferimento e, da questo, selezionando i record (basta un clic!) che si desidera inserire nel corpo della newsletter.
• Composizione libera, facilitata dall’uso di format predisposti.
  Qui l’amministratore, dopo aver selezionato il format che ritiene più opportuno, compila i campi di testo informativi previsti dal format e gestisce il caricamento e la selezione delle eventuali immagini di corredo al corpo della newsletter.

Struttura delle newsletter
Le newsletter sono composte da un layout/cornice che rimane identico in tutte le situazioni (sia per le newsletter prodotte per correlazione, che per quelle generate attraverso i format).
Il layout comprende un banner, tipicamente costituito dal logo aziendale, dal corpo vero e proprio e dal piede di pagina che contiene le informazioni relative al mittente, l’informativa sintetica ai sensi della legge sulla Privacy, il link per l’accesso al documento sulla Privacy e il link per l’accesso al modulo di cancellazione.
In testa alla cornice è inoltre presente il link per la visualizzazione della newsletter tramite browser (utile nel caso in cui il client di posta del destinatario non fosse in grado di visualizzare correttamente il messaggio).
All’interno del layout/cornice l’elemento variabile è costituito dal corpo del messaggio che si può comporre utilizzando le diverse funzioni messe a disposizione dal sistema.